Migrering er som husligt arbejde

- man mærker det kun, hvis det ikke bliver gjort ordentligt.

Noget så simpelt som at gå fra en ældre version af Office-pakken til den nyeste, kan udløse en lavine af frustrationer rundt om i virksomheden, hvis man ikke tænker sig om. Den nye version indeholder funktioner, som kan gøre arbejdsgangene mere effektive - men inden man får skabeloner, autosignaturer og andre tekniske småtterier på plads, havner mange i en unødvendig bølgedal på effektivitetskurven.

Tag ansvar

Optimentor har specialiseret sig i migrering, og salgsdirektør Michael Wulff sammenligner migrerings-processen med husligt arbejde: “Migrering er som husligt arbejde. Man mærker det kun, når det ikke bliver gjort ordentligt.”

Migreringsprocessen kræver strategisk forståelse. Migrering er således ikke blot en sag, der starter hos IT-afdelingen og senere bliver overdraget til HR-afdelingen, når medarbejderne skal på kurser i de nye versioner af Word, Excel, PowerPoint og Outlook.

“Når en virksomhed vil migrere, kræver det, at nogen tager ansvar for hele processen og danner sig et overblik. Der er så mange detaljer i arbejdsgangene rundt omkring, der bliver berørt af sådan en forandring. Vi har efterhånden oparbejdet et temmeligt stort katalog over de faldgruber, der er, og vi ved, hvordan man undgår
at falde i dem,” fortæller Michael Wulff.

Stil krav

Det er Optimentors erfaring, at mange virksomheder ikke opfatter Office-pakken som et forretningskritisk område. Men hvor mange forretningskritiske dokumenter tager egentlig en vej forbi Office-pakken? Flere end man umiddelbart tror. De fleste tænker dog, at eventuelle problemer vil blive løst hen ad vejen - men når medarbejderne først har tilpasset deres egne versioner af de opdaterede programmer, kan det være for sent at høste de gevinster, en migrering kan give.

“Af en eller anden grund får man det aldrig gjort, hvis man ikke gør det fra begyndelsen,” konstaterer Michael Wulff og fortsætter: “Vi har erkendt, at vi er nødt til at stille krav til vores kunder, ligesom de stiller krav til os. Du kan ikke gennemføre de her processer ordentligt bare ved at spørge kunden, hvad de vil have, og så give dem det, når du godt ved, at det kunden vil have, måske ikke er det mest optimale.”

Kritiske detaljer

Kristian Guttesen er udviklingsdirektør og partner hos Optimentor og er en af dem, der rådgiver virksomheder i, hvordan de undgår effektivitetsnedgang. Han har oparbejdet et katalog af erfaringer, som alle munder ud i et fælles nøgleord: Forberedelse. Noget så dagligdags som ordbøgerne er blot et af eksemplerne på, hvorfor man bør overveje og planlægge, inden man går i gang.

“Når man går over til den nye Office-pakke, begynder man normalt forfra med bruger-definerede ordbøger. Alle de produktnavne og begreber, som medarbejderne har tilføjet igennem mange år, kan man som minimum overveje at flytte fra den gamle over på den nye platform. Får man det ikke gjort i god tid, så får man det sikkert aldrig gjort. Så skal man begynde forfra, hvilket er ineffektivt, og så går man glip af gevinsten” afslutter Kristian Guttesen.

Læs også:

Undgå faldgruber ved et IT platformskift
Kom flyvende fra start